Prowadzenie małej firmy to codzienna sztuka balansowania między strategią, operacyjnością a walką z czasem. Przedsiębiorcy działający w jednoosobowych działalnościach gospodarczych lub zarządzający mikrofirmami muszą często pełnić równocześnie rolę sprzedawcy, specjalisty od marketingu, doradcy klienta, administratora, a nawet – księgowego. Ten model sprawdza się tylko do pewnego momentu. Gdy firma zaczyna rosnąć, zlecenia się mnożą, a liczba obowiązków przekracza realne możliwości czasowe, jedynym rozsądnym rozwiązaniem staje się outsourcing.

Zlecanie części zadań na zewnątrz to nie tylko sposób na odciążenie siebie i zespołu, ale też na poprawę jakości usług i obniżenie kosztów. W tym artykule przyjrzymy się, jakie obszary warto outsourcować w małych firmach i jak wybrać odpowiednich partnerów zewnętrznych.

Czym właściwie jest outsourcing?

Outsourcing (z ang. outside resource using) oznacza korzystanie z zasobów zewnętrznych – przekazywanie określonych zadań lub procesów firmie lub osobie spoza organizacji. W praktyce chodzi o to, by nie robić wszystkiego samodzielnie, lecz zlecać zadania, które: – nie są kluczowe dla działalności głównej, – wymagają specjalistycznej wiedzy, – są czasochłonne lub powtarzalne, – wiążą się z ryzykiem popełnienia kosztownych błędów.

Outsourcing może dotyczyć zarówno pojedynczych zadań (np. wykonania kampanii reklamowej), jak i całych działów (np. księgowości, HR, IT, call center).

Księgowość – najczęściej outsourcowany obszar w małych firmach

Wśród usług, które najczęściej zlecają mikroprzedsiębiorcy, prym wiedzie księgowość. To naturalne – prowadzenie ewidencji przychodów, kosztów, rozliczeń VAT i PIT, kontaktów z ZUS i urzędem skarbowym wymaga znajomości przepisów i dużej odpowiedzialności. Jeden błąd może kosztować sporo nerwów i pieniędzy.

Dzięki rozwojowi usług zdalnych, właściciele firm nie muszą już jeździć do stacjonarnego biura księgowego ani oddawać segregatora z fakturami. Obecnie coraz więcej biur działa w pełni online – wystarczy zeskanować lub wgrać dokumenty do systemu, a resztą zajmują się eksperci. Co istotne, biura rachunkowe online często oferują znacznie niższe ceny niż ich tradycyjne odpowiedniki, zachowując przy tym wysoki poziom obsługi i dostępność 24/7. Dobrym przykładem takiego rozwiązania jest opisany tutaj model współpracy: https://www.gowork.pl/blog/35-biuro-rachunkowe-online-wsparcie-dla-wielu-branz/

Księgowość online to rozwiązanie nie tylko wygodne, ale też bezpieczne, zgodne z przepisami RODO, i dostosowane do zmieniających się realiów (np. KSeF, Polski Ład, e-deklaracje).

IT i bezpieczeństwo cyfrowe

W dobie powszechnej cyfryzacji nawet najmniejsze firmy korzystają z systemów informatycznych, poczty elektronicznej, baz danych i witryn internetowych. Niestety, nie wszyscy przedsiębiorcy zdają sobie sprawę, jak ważne jest regularne aktualizowanie oprogramowania, wykonywanie kopii zapasowych, zabezpieczanie danych klientów czy konfiguracja systemów antywirusowych.

Dział IT to jeden z droższych działów do utrzymania wewnętrznie – dlatego wiele małych firm decyduje się na outsourcing usług informatycznych. Może to obejmować zarówno jednorazowe wdrożenia, jak i stałą obsługę serwisową. Dzięki temu właściciel firmy nie musi samodzielnie rozwiązywać awarii czy aktualizować WordPressa – wystarczy jeden kontakt do sprawdzonego dostawcy usług IT.

Kadry i płace – pomoc nie tylko dla większych firm

Wydaje się, że kadry to domena dużych organizacji zatrudniających dziesiątki pracowników. Tymczasem nawet firmy z 1–2 etatami muszą prowadzić akta osobowe, sporządzać umowy, obliczać składki, przekazywać dokumenty do ZUS i przestrzegać przepisów prawa pracy. To obszar bardzo sformalizowany, z licznymi terminami i formularzami.

Dla małych firm zatrudniających pracowników outsourcing kadr i płac to sposób na uporządkowanie spraw pracowniczych, uniknięcie błędów formalnych i zapewnienie zgodności z przepisami – które zmieniają się błyskawicznie. Biura rachunkowe bardzo często oferują pełną obsługę kadrowo-płacową jako rozszerzenie podstawowej księgowości.

Obsługa prawna i compliance

Wraz z rozwojem firmy rośnie także liczba sytuacji, w których potrzebna jest pomoc prawna: spory z kontrahentami, negocjowanie umów, RODO, regulaminy sklepów internetowych, przygotowanie polityki prywatności, konsultacje podatkowe. Korzystanie z pomocy zewnętrznych kancelarii prawnych lub doradców podatkowych na zasadzie stałej współpracy (outsourcingu) jest tańsze niż zatrudnianie prawnika na etat, a daje podobne bezpieczeństwo i pewność działania zgodnie z przepisami.

Coraz popularniejsze stają się także usługi compliance – czyli nadzoru nad zgodnością procesów wewnętrznych firmy z regulacjami. Dotyczy to zwłaszcza branż regulowanych, sklepów e-commerce i firm zajmujących się przetwarzaniem danych.

Marketing i media społecznościowe

Wielu właścicieli małych firm próbowało kiedyś samodzielnie prowadzić profil na Facebooku, napisać teksty na stronę internetową albo przygotować kampanię reklamową w Google Ads. Czasami się udaje – ale częściej okazuje się to czasochłonne, trudne i nieskuteczne.

Outsourcing działań marketingowych, szczególnie w zakresie content marketingu, reklam internetowych i social mediów, to obecnie jedno z najczęściej wybieranych rozwiązań. Freelancerzy i agencje specjalizujące się w marketingu online mogą przygotować kompletną strategię komunikacyjną, zadbać o obecność marki w sieci i realnie zwiększyć sprzedaż – bez konieczności zatrudniania wewnętrznego zespołu.

Kiedy outsourcing się nie opłaca?

Mimo licznych zalet, outsourcing nie jest rozwiązaniem dla każdej firmy i każdego procesu. Zlecanie zadań na zewnątrz może być mniej efektywne, gdy: – masz już wewnętrzny zespół z odpowiednią kompetencją, – dany proces wymaga bezpośredniego kontaktu z klientem, – jako właściciel chcesz mieć pełną kontrolę nad jakością i szczegółami wykonania, – usługa jest strategiczna dla Twojej marki i to Ty musisz ją nadzorować osobiście.

Zanim zdecydujesz się na outsourcing, warto dobrze przemyśleć, które procesy są powtarzalne, czasochłonne, a jednocześnie można je bezpiecznie oddać zewnętrznemu wykonawcy.

Podsumowanie

Outsourcing w małej firmie to nie luksus, ale coraz częściej konieczność i element strategii rozwoju. Dzięki zlecaniu zadań specjalistom, przedsiębiorcy mogą skupić się na tym, co naprawdę ważne: rozwijaniu produktu, pracy z klientami, budowaniu marki. Dobrze dobrani partnerzy – czy to w zakresie księgowości, IT, marketingu czy kadr – nie tylko odciążają, ale też podnoszą jakość procesów i zwiększają bezpieczeństwo prawne firmy.

Kluczem jest świadomy wybór i dobra komunikacja. Outsourcing powinien opierać się na partnerstwie, przejrzystych warunkach i wspólnym celu. Gdy te elementy są spełnione, nawet mikroprzedsiębiorstwo może działać jak sprawnie zorganizowana firma z dostępem do zasobów i kompetencji, które wcześniej były zarezerwowane tylko dla dużych graczy.

Artykuł zewnętrzny.