Każda pomyłka na fakturze może wydawać się drobiazgiem – do czasu, aż zapuka urząd skarbowy. W oczach przedsiębiorcy niepoprawny numer NIP, brak stawki VAT czy literówka w nazwie kontrahenta to często detale. Dla urzędnika podczas kontroli to jednak podstawa do zakwestionowania poprawności dokumentów księgowych, a w konsekwencji – nałożenia kar, odrzucenia kosztów czy nawet oskarżeń o próbę oszustwa podatkowego.

W artykule przyglądamy się dokładnie temu, jak błędy w fakturach są interpretowane przez fiskusa, kiedy mogą skończyć się tylko upomnieniem, a kiedy – poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi. Wskazujemy, na co zwraca uwagę kontrola skarbowa i jak przygotować dokumentację, by zminimalizować ryzyko nieprzyjemnych niespodzianek.

Czym właściwie jest kontrola skarbowa i kiedy można się jej spodziewać?

Kontrola skarbowa to jedno z narzędzi nadzoru podatkowego, które umożliwia weryfikację, czy przedsiębiorca prawidłowo realizuje obowiązki wobec fiskusa. Może mieć charakter planowy (np. u firm z branż wysokiego ryzyka, takich jak budownictwo, e-commerce czy usługi informatyczne), ale też zostać wszczęta wskutek sygnałów z systemów informatycznych (np. KSeF, STIR), analizy ryzyka lub donosu.

Najczęściej urzędnicy analizują:

• poprawność wystawianych faktur (czy zawierają wymagane elementy, czy są zgodne ze stanem faktycznym),
• zgodność danych z deklaracjami VAT i CIT/PIT,
• rzetelność rozliczania transakcji z zagranicą,
• występowanie tzw. pustych faktur lub działań pozornych.

Nieprawidłowości mogą prowadzić do zakwestionowania kosztów uzyskania przychodu, dodatkowych zobowiązań podatkowych i naliczenia odsetek.

Typowe błędy w fakturach, które wywołują sygnały ostrzegawcze

Urząd skarbowy coraz częściej korzysta z automatycznych systemów wychwytywania niezgodności. Błędy, które są przez nie identyfikowane, to m.in.:

• brak numeru faktury lub powtarzające się numery (naruszenie zasady unikalności),
• niezgodność NIP-u kontrahenta z danymi z bazy VAT,
• stosowanie niewłaściwej stawki VAT,
• rozbieżności między datą sprzedaży a datą wystawienia faktury, szczególnie na przełomie miesięcy lub lat,
• faktury na podmioty wykreślone z rejestru VAT czynnych,
• pomijanie adnotacji o obowiązku stosowania split payment, gdy jest wymagany,
• fałszywe dane dotyczące miejsca świadczenia usług lub dostawy towaru (szczególnie przy transakcjach wewnątrzwspólnotowych).

Nawet jeśli przedsiębiorca nie miał zamiaru działać w złej wierze, wiele z powyższych błędów może zostać potraktowane jako przejaw niedbalstwa – a to już wystarczy, by fiskus nałożył sankcję.

Kiedy błąd to tylko formalność, a kiedy poważne naruszenie?

Nie każda pomyłka na fakturze musi kończyć się grzywną. Przepisy prawa podatkowego dopuszczają możliwość korekty dokumentu, jeśli błąd nie miał wpływu na kwotę zobowiązania podatkowego. Typowe pomyłki formalne, które można skorygować notą:

• literówki w nazwie firmy,
• błędna miejscowość siedziby przy prawidłowym NIP-ie,
• pomyłka w numerze faktury, która nie zaburza ciągłości numeracji.

Gdy jednak błąd dotyczy:

• stawki VAT,
• podstawy opodatkowania,
• braku obowiązkowej adnotacji (np. „mechanizm podzielonej płatności”),
• nienależnego wykazania podatku naliczonego lub zwolnienia,

– sytuacja robi się poważna. Konieczne jest wystawienie faktury korygującej i złożenie korekty deklaracji. Jeśli błąd został popełniony wielokrotnie lub nosi cechy działań systemowych (np. wystawianie fikcyjnych faktur kosztowych), urząd może wszcząć postępowanie karne skarbowe.

Skutki błędów: od korekty po odpowiedzialność karnoskarbową

Konsekwencje błędów fakturowych można podzielić na trzy poziomy:

1. Formalne – wezwanie do korekty, odrzucenie dokumentu jako podstawy do odliczenia VAT lub ujęcia w kosztach.
2. Finansowe – kary pieniężne, sankcje VAT (20%, 30% lub 100% w przypadkach szczególnych), odsetki za zwłokę.
3. Karno-skarbowe – odpowiedzialność z Kodeksu karnego skarbowego, która może skutkować mandatem, grzywną, a nawet ograniczeniem wolności.

W przypadku mikroprzedsiębiorców najczęstsze są przypadki nieumyślnego uchybienia obowiązkom ewidencyjnym. Jednak urząd ma prawo interpretować takie błędy jako działanie „z zamiarem uchylania się od opodatkowania”, zwłaszcza jeśli występują często lub dotyczą dużych kwot.

Jak przygotować się na ewentualną kontrolę?

Nie ma gwarancji, że firma nigdy nie zostanie poddana kontroli skarbowej – ale można znacząco zmniejszyć ryzyko problemów. Kluczowe są:

• Rzetelne prowadzenie ewidencji – każda faktura powinna mieć przypisane źródło (umowa, zamówienie, protokół odbioru).
• Bieżące weryfikowanie kontrahentów – przed każdą transakcją warto sprawdzić, czy kontrahent figuruje jako podatnik VAT czynny.
• Archiwizacja dokumentów – także w formie elektronicznej, zgodnie z przepisami o e-fakturowaniu i obowiązkiem przechowywania dokumentacji przez 5 lat.
• Współpraca z księgowym – regularna kontrola poprawności dokumentów pozwala wcześniej wykryć błędy i uniknąć ich kumulacji.
• Reakcja na wezwania i korekty – każda korespondencja z urzędem powinna być traktowana poważnie i załatwiana w terminie.

Jakie firmy są najbardziej narażone na kontrolę?

Statystyki pokazują, że fiskus przygląda się szczególnie:

• firmom z branży budowlanej, transportowej i IT,
• przedsiębiorstwom z wysokim udziałem transakcji zagranicznych,
• podmiotom często korzystającym z ulg lub nadpłat VAT,
• firmom, które wykazują duże kwoty kosztów przy niewielkich przychodach,
• nowym firmom, które szybko generują wysokie obroty.

Mikroprzedsiębiorcy i freelancerzy, choć często nieświadomi, nie są poza radarem – ich dokumenty również mogą być sprawdzane w ramach analiz ryzyka.

Podsumowanie: faktura to więcej niż dokument – to potencjalna linia obrony lub… ataku

Wbrew pozorom, faktura to nie tylko dowód sprzedaży – to również dokument, który może stać się przedmiotem analizy śledczej. Błędy, które dziś wydają się błahostką, jutro mogą być interpretowane jako celowe uchylanie się od podatku.

Dlatego tak istotne jest, by wystawianie faktur nie było mechaniczne, ale świadome. Znajomość przepisów, dokładność w wypełnianiu danych i korzystanie z nowoczesnych narzędzi księgowych to najlepsza ochrona przed skutkami kontroli. A jeśli nie jesteśmy pewni, czy nasza praktyka jest poprawna – warto sięgnąć po źródła wiedzy, takie jak https://www.radiokrakow.pl/aktualnosci/najczestsze-bledy-podczas-wystawiania-faktur-i-jak-ich-unikac/

Artykuł sponsorowany.